Integritetspolicy

Innehåll

1. Inledning

Denna integritetspolicy beskriver hur HR Cluster AS (norskt org.nr. 937 565 690) behandlar personuppgifter i samband med HR Cluster-plattformen. Vi värnar om integriteten för de personer vars uppgifter behandlas genom vår tjänst, och följer EU:s dataskyddsförordning (GDPR) och svensk dataskyddslagstiftning i tillämpliga delar.

2. Roller och ansvar

HR Cluster är en plattform för personalhantering som används av kundorganisationer för att administrera sina team. I de flesta fall:

Kundorganisationen är personuppgiftsansvarig: de bestämmer ändamålen och medlen för behandlingen.
HR Cluster AS är personuppgiftsbiträde: vi behandlar personuppgifter för kundorganisationens räkning för att leverera tjänsten.

De närmare villkoren för behandlingen regleras i vårt personuppgiftsbiträdesavtal (DPA), som är tillgängligt på begäran. När HR Cluster AS uppträder som personuppgiftsansvarig i eget namn, till exempel för fakturering, kontoadministration och säkerhetsloggning av plattformens användning, gäller denna integritetspolicy direkt.

3. Uppgifter vi behandlar

Beroende på hur kundorganisationen konfigurerar plattformen kan följande kategorier av personuppgifter behandlas:

Identitetsuppgifter: namn, e-post, telefonnummer, födelsedatum, anställningsnummer
Konto- och åtkomstuppgifter: inloggningsuppgifter, PIN-hashar, roller, behörigheter
Anställningsuppgifter: roll, befattning, grupp, avdelning, timlön, avtal
Schemauppgifter: skifttilldelningar, tillgänglighet, scheman
Närvarouppgifter: in- och utstämplingar, inklusive positionsdata där kunden aktiverat detta, och sessionsjusteringar
Dokument och kvalifikationer: certifikat, kvalifikationer, utbildningsregister, ID-dokument uppladdade av kunden
Driftsuppgifter: incident- och säkerhetsrapporter, meddelanden, utrustningstilldelningar
Känsliga identifikationsuppgifter: personnummer eller bankuppgifter där de registreras; lagras krypterade (AES-256-GCM)
Tekniska uppgifter: IP-adress, webbläsartyp, enhetstyp och revisionslogg-tidsstämplar

När en kund aktiverar en valfri tredjepartsintegration kan HR Cluster även behandla API-nycklar eller åtkomsttoken som kunden tillhandahåller för att ansluta till den aktuella tredjepartstjänsten. Sådana uppgifter lagras säkert och används enbart för att tillhandahålla och driva den integration kunden har begärt; de används inte för något annat ändamål. Valfria integrationer beskrivs närmare i våra användarvillkor.

4. Skydd mot skräppost, bedrägeri och missbruk

För att skydda utvalda offentliga formulär och säkerhetskänsliga förfrågningar mot automatiserat missbruk använder vi Google reCAPTCHA Enterprise, tillhandahållet av Google Ireland Limited.

När du läser in eller skickar in ett av dessa formulär kommunicerar din webbläsare direkt med Google. De uppgifter Google behandlar för detta ändamål omfattar:

IP-adress och ungefärlig geografisk plats
Webbläsar- och enhetsinformation (user agent, skärm- och tidszonsinformation, plugin-program)
Mus-, pek- och tangentbordssignaler på sidan
En reCAPTCHA-specifik kaka (_GRECAPTCHA) som sätts på Googles domän
Den åtgärdsetikett som är kopplad till formuläret

Behandlingen är begränsad till att ta fram ett riskpoäng som vi använder för att avgöra om inskickningen ska godtas. Vi mottar inte Googles analytiska uppgifter och vi använder inte reCAPTCHA för annonsering, profilering eller analys.

Rättslig grund. Artikel 6.1 f GDPR: vårt berättigade intresse av att hålla plattformen fri från skräppost, bedrägliga inskickningar och automatiserade angrepp mot autentiseringsändpunkter. Vi har vägt detta intresse mot dina rättigheter och bedömer det som proportionerligt, eftersom reCAPTCHA endast körs på ett begränsat antal offentliga ändpunkter, datamängden är begränsad, och du kan utföra samma åtgärder via alternativa kanaler (till exempel genom att kontakta din administratör) om du motsätter dig denna behandling.

Överföring till tredje land. Google kan behandla uppgifterna på servrar utanför EES, bland annat i USA. Överföringar omfattas av Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler (SCCs) och, där så är tillämpligt, EU–US Data Privacy Framework.

Lagring. Vi lagrar inte de råsignaler Google behandlar. Vi loggar verifieringsresultatet (åtgärdsetikett, godkänd/avvisad samt sammanfattande kontext som konto-ID och IP för säkerhetsövervakning) i upp till 90 dagar.

Se Googles integritetspolicy och villkor för mer information.

5. Rättslig grund för behandling

När HR Cluster AS behandlar personuppgifter som personuppgiftsansvarig stöder vi oss på följande rättsliga grunder enligt GDPR artikel 6:

Avtal (art. 6(1)(b)): för att leverera tjänsten till kundorganisationen och dem som använder den.
Berättigat intresse (art. 6(1)(f)): för att upprätthålla säkerhet, förhindra missbruk, föra revisionsloggar och förbättra tjänsten. Vi väger dessa intressen mot de registrerades rättigheter.
Rättslig förpliktelse (art. 6(1)(c)): för att uppfylla tillämplig bokförings-, skatte- och informationssäkerhetslagstiftning.
Samtycke (art. 6(1)(a)): för valfria analyscookies, där så är tillämpligt.

När HR Cluster AS uppträder som personuppgiftsbiträde är det kundorganisationen som ansvarar för att fastställa den rättsliga grunden för den underliggande behandlingen, typiskt anställningsavtal, rättslig förpliktelse eller berättigat intresse.

6. Hur uppgifter används

Personuppgifter som behandlas via HR Cluster används för att:

Leverera och driva plattformen
Administrera användare, roller och organisationsstrukturer
Möjliggöra schemaläggning och bemanning
Registrera närvaro och tid
Upprätthålla säkerhet och förhindra obehörig åtkomst
Förbättra plattformens tillförlitlighet och prestanda
Tillhandahålla kundsupport
Generera rapporter, statistik och exporter på begäran av kundorganisationen

7. Arbetsstyrke- och anställningsrelaterade uppgifter

HR Cluster är utvecklat för personalhantering och operativ bemanning. Som del av detta ändamål kan plattformen behandla följande datakategorier för kundorganisationens räkning:

Skifttilldelningar och scheman
Närvaro- och tidregistreringar
In- och utstämpling
Certifikat, kvalifikationer och utbildningsregister
Incident- och säkerhetsrapporter
Utrustnings- och inventarietilldelningar
Roll-, avdelnings- och gruppinformation
Tillgänglighet och schemapreferenser
Anteckningar och kommentarer från administratörer

Dessa uppgifter behandlas för kundorganisationens räkning i enlighet med deras instruktioner och tillämplig lag.

8. Revisionsloggning

HR Cluster kan logga handlingar som utförs i plattformen för säkerhets- och driftsändamål. Loggade händelser kan omfatta:

Inloggnings- och åtkomsthändelser
In- och utstämpling
Skifttilldelningar och ändringar
Uppdateringar av användarprofiler
Ändringar av behörigheter och roller
Skapande och statusändringar av incidenter
Dataexporter
Administrativa handlingar

Revisionsloggar används för säkerhetsövervakning, tvistlösning, felsökning och efterlevnad. Revisionsloggar kan lagras längre än andra driftsuppgifter.

9. Friskrivning för tidrapportering

Tid- och närvarofunktionalitet i HR Cluster tillhandahålls endast för administrativa och driftsändamål. Kundorganisationer ansvarar själva för löneberäkningar, efterlevnad av tillämplig arbetsrättslagstiftning, övertidsberäkningar, raster och viloperioder samt klassificering av anställningar. HR Cluster AS garanterar inte att tidrapporteringsdata uppfyller kraven i någon specifik jurisdiktion eller ram för anställningsförhållanden.

10. Drift och datalokalisering

HR Cluster drivs på dedikerad infrastruktur som tillhandahålls av Hetzner Online GmbH, primärt i Helsingfors, Finland, inom Europeiska unionen. Applikationsservrar, databaser, säkerhetskopior och fillagring drivs alla i denna EU-miljö.

Vår primära applikationsinfrastruktur drivs inom Europeiska unionen. Vissa tilläggstjänster, särskilt leverans av transaktionell e-post och integritetsvänlig analys, tillhandahålls av underbiträden som kan behandla begränsade personuppgifter utanför EES. Där så sker stöder vi oss på de skyddsåtgärder som beskrivs i avsnitt 11 nedan.

11. Underbiträden

HR Cluster AS säljer inte personuppgifter. För att driva tjänsten använder vi ett litet antal underbiträden, som alla är bundna av skriftligt personuppgiftsbiträdesavtal:

Hetzner Online GmbH (Tyskland): hosting, beräkning, lagring, säkerhetskopior. Uppgifterna behandlas inom EU.
Postmark (ActiveCampaign, LLC), USA: leverans av transaktionell e-post såsom konto-, säkerhets- och driftsmeddelanden. Mottagarens namn, e-postadress och meddelandeinnehåll behandlas i USA under EU:s standardavtalsklausuler (SCC) och, där det är tillämpligt, EU–US Data Privacy Framework.
Google Analytics (Google Ireland Limited): integritetsvänlig användningsanalys på våra marknadsföringssidor, laddas endast efter samtycke. IP-anonymisering tillämpas där det stöds.
Google reCAPTCHA Enterprise (Google Ireland Limited): skydd mot skräppost och missbruk på utvalda offentliga formulär och säkerhetskänsliga förfrågningar. Laddas som en strikt nödvändig säkerhetsåtgärd; används inte för analys eller annonsering. Uppgifterna behandlas under SCC och EU–US Data Privacy Framework där så är tillämpligt.

En uppdaterad lista över underbiträden upprätthålls som en del av vårt DPA. Kunder informeras om väsentliga ändringar.

Sms-leverans. Sms som skickas från plattformen, till exempel beredskapslarm, levereras av 46elks AB, Sverige. 46elks är inte ett av våra underbiträden: bolaget är en registrerad leverantör av elektronisk kommunikation och uppger att det behandlar mottagarens mobilnummer, meddelandeinnehållet (inklusive eventuella personuppgifter som det innehåller) och leveransmetadata som självständigt personuppgiftsansvarig enligt svensk lagstiftning om elektronisk kommunikation, enligt sina egna användarvillkor och sin integritetspolicy. HR Cluster AS tillhandahåller sms-funktionaliteten; 46elks tillhandahåller den underliggande sms-infrastrukturen. Se vår sida om underbiträden för mer information.

Kortbetalning. När ett konto köper sms-krediter med kort skickas den som betalar till en betalningssida som drivs av Stripe (Stripe Payments Europe, Limited och Stripe Technology Europe, Limited, Irland). Kortuppgifter och andra uppgifter som betalaren anger där går direkt till Stripe; HR Cluster tar aldrig emot kortuppgifter. För att starta betalningen skickar vi till Stripe e-postadressen till den inloggade användare som startar den, belopp och valuta, en beskrivning av det som köps och interna referensnummer för betalningen och kontot. När betalningen är genomförd skickar Stripe oss resultatet, som även kan innehålla uppgifter som betalaren angav, såsom namn och faktureringsland; vi sparar endast vad som köptes, beloppen, status, vem som startade betalningen och Stripes referenser, tillsammans med våra faktureringsuppgifter. Vi behandlar betalarens e-postadress och betalningsresultatet med stöd av vårt berättigade intresse av att få betalt för tjänster som kundorganisationen beställer och av att veta vem som lade beställningen (art. 6(1)(f) GDPR); där kunden är en enskild näringsidkare är grunden avtalet med kunden (art. 6(1)(b)). Vi sparar betalningsuppgifter för att uppfylla våra skyldigheter enligt den norska bokföringslagen (art. 6(1)(c)). Stripe är inte ett av våra underbiträden: bolaget behandlar uppgifterna för HR Cluster AS egen fakturering, inte för våra kunders räkning. Stripe behandlar dessutom betalningsuppgifter som självständigt personuppgiftsansvarig för egna ändamål, såsom bedrägeriförebyggande och sina skyldigheter som reglerad betaltjänstleverantör, enligt beskrivningen i Stripes integritetspolicy. Se vår sida om underbiträden för mer information.

Inom kundorganisationen kan personuppgifter också vara synliga för behöriga administratörer och chefer enligt de roller och behörigheter som kunden har konfigurerat.

12. Överföring till tredjeland

Vår primära applikationsinfrastruktur drivs inom Europeiska unionen, och merparten av kunddata lagras och behandlas där. Ett begränsat antal underbiträden, till exempel vår leverantör av transaktionell e-post och vår analysleverantör, kan behandla personuppgifter utanför EES. Där sådana överföringar sker stöder vi oss på lämpliga skyddsåtgärder, inklusive Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler (SCC) och, där det är tillämpligt, EU–US Data Privacy Framework. Kortbetalningsuppgifter kan överföras till Stripe, LLC i USA; sådana överföringar omfattas av EU:s standardavtalsklausuler (SCC) och EU–US Data Privacy Framework enligt Stripes Data Transfers Addendum. Vi överför endast de personuppgifter som är nödvändiga för den specifika tjänsten, till exempel en mottagares namn och e-postadress för att kunna leverera en transaktionell e-post. Sms levereras av 46elks AB i Sverige; för att nå mottagaren överlämnas meddelandet till mottagarens mobiloperatör, som kan finnas utanför EES där mottagarens nummer tillhör eller använder roaming i ett sådant nät.

13. Lagring av uppgifter

Personuppgifter lagras så länge det behövs för att leverera tjänsten, uppfylla rättsliga förpliktelser, lösa tvister, verkställa avtal eller enligt instruktioner från kundorganisationen.

Som allmän riktlinje:

Aktiva kontouppgifter lagras under avtalstiden.
Operativa uppgifter, som arbetspass (in- och utstämpling), skift, scheman, närvaro och tillhörande personaluppgifter, lagras så länge de behövs för att leverera tjänsten, bevara kundorganisationens verksamhetshistorik och uppfylla tillämpliga rättsliga krav. Ingen automatisk åldersbaserad radering tillämpas för närvarande på dessa uppgifter.
Avtal, signerade dokument och ekonomiska uppgifter lagras enligt sina egna avtalsenliga och lagstadgade lagringskrav, till exempel bokföringsregler. Detta omfattar uppgifter om kortbetalningar (vad som köptes, beloppen, status och Stripes referenser); HR Cluster tar aldrig emot eller lagrar kortuppgifter.
Revisionsloggar lagras längre av säkerhets- och redovisningsskäl.
Meddelandeinnehåll (texten och ämnet i sms- och e-postaviseringar och i meddelanden som skickas från plattformen) tas bort 90 dagar efter utskick. Leveransregistret för meddelandena (mottagaradresser och telefonnummer, leverantörens meddelande-id, leveranstider och status) raderas 90 dagar efter att utskicket är klart; meddelanden som fortfarande väntar på att skickas eller skickas om behålls tills de är klara. Beredskapsloggen behåller varje larm som arrangören skrev det och hur många det nådde, men inte vem som tog emot det. Uppgifter om sms-krediter och fakturor lagras separat under den tid som den norska bokföringslagen kräver och innehåller varken meddelandeinnehåll eller telefonnummer. Sms hanteras också av 46elks AB, som lagrar egna kopior enligt egna regler som leverantör av elektronisk kommunikation (se avsnitt 11).
Säkerhetskopior av databasen lagras i ett rullande fönster och skrivs sedan över. Innehåll och uppgifter som raderats från den aktiva databasen kan finnas kvar i dessa säkerhetskopior tills de roteras ut, i dag efter ungefär sex månader.

När kundavtalet upphör raderas eller returneras kundens uppgifter inom rimlig tid, enligt vad som beskrivs i DPA.

14. Dina rättigheter

Enligt GDPR kan du ha följande rättigheter avseende dina personuppgifter:

Tillgång: begära en kopia av de personuppgifter som finns om dig.
Rättelse: begära korrigering av felaktiga eller ofullständiga uppgifter.
Radering: begära att dina personuppgifter raderas.
Begränsning: begära att behandlingen begränsas.
Invändning: invända mot viss behandling som grundas på berättigat intresse.
Dataportabilitet: begära överföring av dina uppgifter i ett strukturerat, maskinläsbart format.
Återkalla samtycke: där behandlingen grundas på samtycke kan du när som helst återkalla det.

Eftersom kundorganisationen normalt är personuppgiftsansvarig bör förfrågningar om arbetsrelaterade personuppgifter i de flesta fall riktas till kundorganisationen först. HR Cluster AS bistår kundorganisationen med att uppfylla sådana förfrågningar.

15. Säkerhet

HR Cluster AS vidtar tekniska och organisatoriska åtgärder anpassade till risken, inklusive:

TLS (HTTPS) för all trafik under överföring
Känsliga fält (t.ex. personnummer och bankuppgifter) krypteras vid lagring med AES-256-GCM, med användar-specifikt salt och en pepper på serversidan
Lösenord lagras med bcrypt; PIN-koder hashas; sessions-tokens är bundna till webbläsaren och valideras mot databasen
Roll- och behörighetsbaserad åtkomstkontroll, med dataisolering per konto i frågelagret
CSRF-skydd på alla tillståndsändrande åtgärder; hastighetsbegränsning på autentisering
Revisionsloggning av administrativa handlingar
Dagliga automatiska säkerhetskopior till offline-lagring inom EU
Dedikerad databasserver utan offentlig nätverksexponering
Regelbunden översyn av beroenden, åtkomst och säkerhetspraxis

Vi underrättar berörda kunder utan onödigt dröjsmål om personuppgiftsincidenter som sannolikt medför risk för registrerades rättigheter och friheter, i linje med GDPR artikel 33–34.

16. Cookies

HR Cluster använder cookies och liknande tekniker enligt vår cookiepolicy.

17. Kontakt och tillsynsmyndighet

För frågor om denna integritetspolicy eller vår databehandling, kontakta oss på:

HR Cluster AS
Org.nr.: 937 565 690
E-post: privacy@hrcluster.com

Om du anser att dina dataskyddsrättigheter har kränkts har du rätt att lämna klagomål till den norska Datatilsynet på datatilsynet.no, eller till tillsynsmyndigheten i ditt hemland: i Sverige Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Senast uppdaterad: oktober 2026